Evenementenloket

Uitleenmateriaal

Raadpleeg hier de lijst met uitleenmateriaal dat u via het evenementenformulier of via deze pagina kunt aanvragen. In het aanvraagformulier voor evenementen kunt u opsommen welk uitleenmateriaal u nodig heeft.  Indien u hier niet vindt wat u zoekt, kunt u ook eens kijken op:

Het is verboden om drank te serveren op uw evenementen in wegwerpbekers (tenzij u garandeert dat 90 % van de eenmalige verpakking gescheiden wordt ingezameld voor recyclage). Meer informatie vindt u op https://www.ovam.be/degroenevent.

Erkende Herentalse verenigingen kunnen terecht bij de stad voor het lenen van herbruikbare bekers. De stad werkt hiervoor samen met Kaliber. Reserveer nu herbruikbare bekers voor uw evenement.

Ondersteuning promotie

De stad helpt u graag met de promotie van uw evenement. Hiervoor kan u beroep doen op onderstaande ondersteuningsmogelijkheden:

Inname openbaar domein

Indien u het openbaar domein gebruikt voor uw evenement (pleinen, parken, straten afsluiten) dan betaalt u hiervoor een huurprijs. Bekijk het overzicht van de tarieven.

Er zijn afspraken verbonden aan het huren van een locatie voor uw evenement. Deze afspraken vindt u in het huurreglement.

Veiligheidsplan

De stad verwacht een veiligheidsplan of (uitgebreider) veiligheidsdossier voor risicovolle evenementen (in te dienen volgens de risicoanalyse van de ambtenaar noodplanning). Het evenementenloket voorziet standaardsjablonen om zo’n dossier op te maken.

Straatfeesten

Het stadsbestuur stimuleert het organiseren van straatfeesten. U vraagt een straatfeest aan via een gewone aanvraag voor evenementen. U vindt meer informatie over de ondersteuning bij de organisatie van straatfeesten op:

Subsidies

Nieuw vanaf 1 januari 2020

Projectsubsidies

Het stadsbestuur ondersteunt uitzonderlijke en unieke projecten in Herentals. De projecten moeten vernieuwend, socio-cultureel en gemeenschapsvormend zijn, met aandacht voor het overschrijdende karakter en het stimuleren van samenwerking.

U kunt een projectsubsidie aanvragen tussen 1 september en 1 maart. Na 1 maart worden alle aanvragen behandeld. De subsidie wordt uitgekeerd in de loop van de maand mei.

Vraag hier uw projectsubsidie aan.

Grondplan maken met Google-maps

U kan Google Maps gebruiken om een grondplan te maken. Dit heeft het voordeel dat het grondplan gecommuniceerd kan worden via een link zodat u geen grote bestanden moet uitwisselen. Verder kunnen meerdere mensen aan het plan werken omdat het in de 'cloud' staat.


In het aanvraagformulier voor evenementen kan u dan de link naar het grondplan ingeven.

Update van 28/10: Wegens de verstrengde coronamaatregelen zijn alle evenementen geannuleerd.
Nieuw vanaf 1 juli 2020

Wil u deze zomer of in het najaar nog een evenement organiseren in Herentals zoals een buurtfeest, muziekevenement, markt, garageverkoop, wandeling of sportwedstrijd? Omwille van het coronavirus is het vanaf 1 juli verplicht om naast de evenementenaanvraag de online evenementenmatrix (COVID Event Risk Model) te doorlopen. Dit model bestaat uit een online tool én een protocol waarmee elke organisator kan nagaan hoe COVID-veilig zijn evenement is.

U vult op www.covideventriskmodel.be de vragenlijst in, waarna uw evenement een rood, oranje of groen label krijgt met het oog op het COVID-veiligheidsrisico. Dat risico wordt bepaald door een aantal parameters (zoals hygiëne, sociale afstand en de doelgroep van uw evenement) waarvan geweten is dat ze de verspreiding van het COVID-virus verkleinen of net verhogen. U leest het protocol best even na vooraleer u de vragenlijst invult.

Tip: Om de vragenlijst in te vullen moet u beschikken over een UiTiD. Deze kan u aanmaken via https://www.uitinvlaanderen.be/over/uitid.

Wat betekenen de labels? 
  • Een rood label geeft aan dat uw evenement een groot risico kan vormen voor verdere verspreiding van het virus.
  • Voor een evenement met een oranje label wordt geadviseerd om nog extra maatregelen te nemen om het risico voor verdere verspreiding van het virus te beperken alvorens het te (laten) organiseren.
  • Een groen label geeft aan dat het evenement als voldoende COVID-veilig wordt beschouwd om in de huidige fase van de epidemie georganiseerd te worden.

Opgelet: Een groen label is geen automatische goedkeurig voor uw evenement. Samen met de noodplanningsambtenaar bekijkt het evenementenloket uw COVID-scan en wordt u mogelijks gecontacteerd voor bijkomende info of richtlijnen. Nadien volgt de goedkeuring door de burgemeester.

Wanneer u de vragenlijst volledig hebt ingevuld, kan u een pdf downloaden. Deze pdf voegt u toe aan het aanvraagformulier dat u aan het lokaal bestuur bezorgt. Samen met de aanvraag bepalen zij of uw evenenemt kan doorgaan en of er nog bijkomende maatregelen nodig zijn met betrekking tot algemene veiligheid of andere aspecten.

Tip: Het COVID Event Risk Model vermeldt de opmaak van een Crowd Management Plan (vraag 17). Bezorg dit plan aan het evenementenloket, dit is belangrijk om uw COVID-scan correct te interpreteren. Bekijk een model waarmee u aan de slag kan

Een evenement of activiteit bovenop de reguliere werking? 

Voor verenigingen, scholen, horeca en ondernemers gelden er protocollen met duidelijke regels voor het uitvoeren van de reguliere werking. Deze leest u hier. Organiseert u als vereniging, school of horecazaak een bijkomende activiteit (los van uw reguliere werking) zoals een optreden in uw café, een quiz in de parochiezaal, een buurtfeest of een eetdag? Ook dan bent u voortaan verplicht een aanvraag in te dienen voor uw evenement én het COVID Event Risk Model te doorlopen. Bent u niet zeker of iets al dan niet moet of kan, neem dan contact op met het evenementenloket (014-21 21 86 en evenementen@herentals.be).

Stad Herentals werkt graag samen met organisatoren die met hun evenement bijdragen aan de evenementenvisie van de stad.

Onze diensten helpen u verder met de organisatie van uw evenement. Via uw evenementenaanvraag kan de stad een juiste inschatting maken van wat u nodig hebt op het vlak van veiligheid, mobiliteit en ondersteuning. Vul naast de verplichte velden ook de informatie in waarover u momenteel al beschikt. Onze diensten zorgen dan voor een centrale behandeling en een gecoördineerd antwoord.

Als u een evenement niet minimaal 30 dagen vooraf aanvraagt, riskeert u een gemeentelijke administratieve sanctie (GAS) tot 350 euro.