Promotie

De stad helpt je graag met de promotie van jouw evenement. We geven je enkele tips en ondersteuningsmogelijkheden mee.

Algemene communicatie

Goede taal

Schrijf in een goede en duidelijke taal. Laat dus zeker je tekst eens nalezen. Vergeet de zes W’s niet: Wie, wat, waar, wanneer, waarom en wat kost dat? Schrijf vanuit het standpunt van de lezer. Maak het niet te moeilijk, en maak het ook niet te beeldend. Teksten met veel beeldspraak zoals “Zo hebben we jaren een menukaart kunnen opstellen met activiteiten op bedjes van dit, met een streepje van dat, afgewerkt met een toefje zus, gekruid met een dosis zout?” vermijd je best.

Goede timing

Zorg dat je timing goed is. Activiteiten die twee dagen voor ze beginnen in onze mailbox vallen, kunnen we niet goed ondersteunen. Activiteiten die onze deadlines volgen, komen in een workflow terecht. Het is niet altijd eenvoudig om daar tussen te komen. We hanteren ook de richtlijn: wie juist handelt, krijgt voorrang. Wat natuurlijk niet betekent dat we niet ondersteunen bij laattijdigheid, maar we weten wel dat het effect gewoon minder is, als we niet het hele proces doorlopen.

Goed om te weten

Soms vragen organisatoren om hun activiteit twee tot drie maanden vooraf in de Stadskrant te zetten. De reden: dan weten de mensen het ruim vooraf. We raden dit af, omdat mensen dat niet onthouden. We proberen activiteiten daarom zoveel mogelijk te promoten in de maand dat ze plaatsvinden. Voor activiteiten die in het begin of het einde van een maand plaatsvinden, worden soms wel uitzonderingen gemaakt. Maar dat proberen we toch in overleg te doen met de organisatoren.

Goed beeldmateriaal

We leven in een beeldtijdperk. Goed beeldmateriaal is daarom van groot belang. Maar wat maakt beeldmateriaal nu goed?

Er is de technische kant. Een foto van het internet is technisch meestal niet geschikt voor een drukwerk. Dat heeft te maken met de technische samenstelling van de foto en concreet om het aantal pixels. Een foto van internet is meestal samengesteld uit 72 pixels per inch (72 DPI, dots per inch, puntjes per inch). Dat betekent dat elke vierkante inch bestaat uit 72 kleurpuntjes. Een foto voor drukwerk bestaat minstens uit 300 DPI (300 puntjes per vierkante inch). Je kan van een foto van 300 DPI een foto maken van 72 DPI, dat is geen probleem. Omgekeerd, van 72 naar 300 DPI, is technisch mogelijk maar zorgt voor een wazig beeld. Als je echter een zeer grote foto hebt van 72 DPI kan je wel proberen deze om te zetten naar 300 DPI. Concreet: als je een foto voor drukwerk nodig hebt, dan moet die toch al minstens 1 MB groot zijn. Kleiner is risicovol.

Tip: check https://pixelcalculator.com/en

Daarnaast is niet elk beeld geschikt voor elk medium. Een affiche die je hebt opgemaakt op A3 formaat voor drukwerk, zal als kleine afbeelding in de UiT-brochure niet werken. Een affiche die je hebt opgemaakt in staand formaat, zal niet mooi passen in het liggende formaat van een Facebookevenement. Je zal dus verschillende formaten en verschillende versies van je beeldmateriaal moeten maken.

Denk er ook aan dat heel wat redacties bijvoorbeeld geen affiches in de krant plaatsen, maar liever een foto hebben met een groep of een organisator op.

Houd er ook rekening mee dat op foto’s van het internet auteursrechten gelden. Je mag dus niet zomaar elke foto die je kunt downloaden zomaar gebruiken voor jouw promotie. Controleer de auteursrechten en neem indien nodig contact op met de maker van het beeld. Er worden regelmatig mensen betrapt en de kosten kunnen oplopen. Een eenvoudige overtreding kost je al snel 250 euro.

Tip 1: check www.pexels.com, www.pixabay.com of een andere website waar je gratis stock foto’s kan vinden.

Tip 2: Heb je historische foto’s, neem dan contact op met Kempens Karakter in kasteel Le Paige. Ze hebben een zeer goede kennis, ervaring en materiaal voor het digitaliseren van oude foto’s.

UiTdatabank

Het stadsbestuur werkt intensief met de UiTdatabank: www.uitdatabank.be. Als je een account hebt, kan je inloggen. Zonder account moet je er eenmalig een aanmaken. Het is de bedoeling dat je alle gegevens uit je persbericht overbrengt op deze website. De UiTdatabank zelf stuurt haar activiteiten naar meer dan 1.000 agenda’s waaronder UiTinvlaanderen, websites van steden en gemeenten, websites van kranten, thema-agenda's, gedrukte bladen en mobiele apps. Ook jouw activiteit kan zo op vele agenda's verschijnen.

Let goed op dat je ook het juiste tijdstip van je activiteit invult. Als je geen specifiek uur opgeeft, dan wordt dit automatisch op 12:00 uur gezet.

Alle activiteiten die plaatsvinden in Herentals, Morkhoven en Noorderwijk verschijnen ook automatisch op www.uitinherentals.be en op www.uitinneteland.be.

UiT-brochure

De dienst communicatie maakt samen met de vrijetijdsdiensten voor elke Stadskrant een selectie van activiteiten uit de UiTdatabank. De activiteiten zijn bestemd voor de UiT-brochure, die mee verdeeld wordt met de Stadskrant, maar ook op verschillende publieke plaatsen in onze regio.

De activiteiten moeten twee weken voor de deadline van de Stadskrant opgenomen worden in de UiTdatabank, omdat we dan de selectie maken van activiteiten die in de UiT-brochure komen. De activiteit wordt vermeld met naam, datum, uur, locatie en een korte uitleg.

Activiteiten die kaderen in de evenementenvisie van het stadsbestuur kunnen bovendien de kans krijgen om een groter redactioneel stuk te krijgen in de UiT-brochure. Daarvoor neemt het stadsbestuur zelf contact met je op. Op dat moment is het belangrijk dat we, naast een tekst, een goede foto kunnen ontvangen.

Belangrijk: de UiT-brochure vervangt de plakpalen in de stad, die sinds september 2020 uit het straatbeeld zijn verdwenen.

Flyeren

Flyeren is in Herentals niet verboden, maar je bent wel verplicht om iemand aan te stellen die alle gevallen of weggegooide flyers moet oprapen. Wil je flyers in brievenbussen bussen, dan moet je de stickers 'geen reclame' volgen. Er is geen belasting op het verzenden van reclamedrukwerk in Herentals.

Flyers of ander promotiemateriaal achterlaten achter ruitenwissers of op fietsen is niet toegestaan. Overtredingen kunnen bestraft worden.

Stadskrant

Verenigingen kunnen een artikel in de Stadskrant laten plaatsen indien ze een uitzonderlijke activiteit organiseren. Een boekvoorstelling of een podcast over de geschiedenis van Herentals bijvoorbeeld. Of een activiteit gekoppeld aan een belangrijke maatschappelijke gebeurtenis, zoals grote dorpsfeesten of herdenkingen. Als je denkt dat je activiteit hieraan voldoet, dan mag je altijd zelf iets insturen. De deadline van de Stadskrant ligt telkens op de eerste werkdag van de voorafgaande maand. Dat betekent dus dat de deadline van juni 2021 op maandag 3 mei ligt. Je stuurt het bericht naar communicatie@herentals.be.

Belangrijk: in juli en augustus verschijnt er geen Stadskrant.

Er kunnen ook interviews met verenigingen opgenomen worden, maar dat initiatief ligt bij ons. Het bestuur neemt dan contact op met de vereniging.

Facebookevenementen

Het stadsbestuur ondersteunt verenigingen op Facebook. Je maakt een account voor jezelf of je vereniging en je maakt zelf een Facebookevenement aan. Als je dat afgewerkt hebt, dan plaats je de link van dit evenement op de Facebookpagina van Vrije Tijd in Herentals of stuur je het evenement door via Messenger. Onze medewerkers vinden dan jouw activiteit en plannen dit in om te delen met ons publiek.

Digitale infoborden

Wil je jouw evenement op de infoborden? Surf naar www.herentals.be/digitale-infoborden en geef een korte tekst door via het formulier. Wij plannen deze tekst in en deze verschijnt meestal een drietal weken vooraf op de infoborden. Als je werkt met inschrijvingen die eerder starten, kan het bericht vroeger verschijnen maar zal het ook vroeger van de borden verdwijnen.

Pers

Ben je op zoek naar perscontacten? Je vindt een overzicht van de ons gekende journalisten op www.herentals.be/perslijst. Deze lijst wordt regelmatig geüpdatet. Je kan de perslijst gewoon downloaden en de journalisten bellen of mailen. Je kan dus gewoon de mailadressen plakken en knippen in jouw mail.

Tip: een perstekst hoeft niet noodzakelijk heel lang te zijn. Gewoon de feitelijkheden op een rij is meestal wel voldoende. Maar wat je best wel doet, is de tekst opstellen vanuit het oogpunt van de lezer. Je schrijft dus beter niet "Wij van deze vereniging organiseren …" maar wel "De Herentalse vereniging … organiseert ...". Op die manier moeten journalisten hun tekst minder aanpassen en heb je een grotere kans dat jouw tekst gewoon wordt overgenomen zonder al te veel aanpassingen. Zo kan je zelf de boodschap bepalen, en gaat de pers minder op zoek naar een eigen, soms ongewenste, invalshoek.