Strategisch atelier vrije tijd organiseerde een eerste verenigingsavond op dinsdag 19 april 2022

Op dinsdag 19 april organiseerde het Herentalse strategisch atelier een eerste verenigingsavond in de schouwburg en de foyer van cultuurcentrum ’t Schaliken. Alle verenigingen en geïnteresseerden waren er welkom.

De avond begon in de schouwburg, waar u door het uitgebreide ondersteuningsaanbod van de stad geloodst werd. Enkele leden van het atelier gingen er in gesprek met collega’s van de administratie over:

  • het evenementen- en verenigingsloket;
  • de werking van het atelier;
  • reglementen en subsidiemogelijkheden;
  • de ondersteuning op het gebied van communicatie.

Daarna maakten onze administratieve medewerkers graag tijd vrij om in de foyer op een informele en meer persoonlijke wijze vragen te beantwoorden. De avond sloten we af met een drankje en een babbel tijdens een netwerkmoment.

Wat volgt is een inhoudelijke weergave van de verschillende onderwerpen die er op deze avond behandeld werden.

Het evenementen- en verenigingsloket

Hanne Struyfs ging in gesprek met Simon Vantomme en Jef Wellens.

Waarvoor kan een vereniging dan bij jullie aankloppen?
We bieden allerlei vormen van ondersteuning aan voor verenigingen. Dat gaat tot van het informeren tot het opvolgen van maatwerkdossiers. We merken dat verenigingen hun weg al vinden voor subsidies en goedkeuringen. Maar eigenlijk bieden we nog veel meer aan.

Wat doet de stad dan juist om haar verenigingen te ondersteunen?
We starten graag bij de ondersteuning bij het organiseren van evenementen. We nemen jullie mee via onze website. Verschillende antwoorden op je vragen ga je gemakkelijk daar vinden.

We bieden in eerste plaats informatie aan op onze website. Het is de bedoeling dat je alles wat je nodig hebt vindt op onze website. We kijken even naar het voorbeeld voor een evenement. Als je een evenement wil organiseren dan is onze website eigenlijk de eerste toegangspoort. Surf even mee naar: www.herentals.be/evenementen

Op deze pagina vind je alles terug wat je nodig hebt en moet weten als je een evenement organiseert.

Als je een evenement organiseert moet je goed weten dat er bepaalde regels zijn. Je kan niet zomaar een tent op de grote markt zetten en daar een fuif voor 5.000 personen organiseren. Dat gaan de veiligheidsdiensten niet appreciëren.

We geven je een overzicht van regels en wetgeving. Zo weet je als organisator waar je voor staat. Als je met deze informatie nog niet helemaal weet wat je moet doen, dan zijn we er natuurlijk ook altijd om je verder te helpen.

Uitleenmateriaal, dat lijkt me iets dat heel veel verenigingen nodig hebben.
Ik zie geen herbruikbare bekers staan tussen het overzicht, klopt dat?

Niet helemaal. De stad heeft 3.600 herbruikbare bekers maar het beheer hiervan werd uitbesteed aan kaliber, het maatwerkbedrijf op de Herenthoutsesteenweg. Bij hen kan je gratis bekers huren en vuil terugbrengen, want zij staan in voor de afwas. De stad betaalt de factuur.

Bekijk ook even de doelgroep. Dan zie je dat uitleenmateriaal in de eerste plaats een ondersteuningsvorm is voor erkende verenigingen. Niet iedereen kan zomaar materiaal huren bij de stad.

Wacht even, je zegt daar “erkende verenigingen”, wat bedoel je daar mee?
Niet alle verenigingen kunnen bij ons terecht voor alle ondersteuning. We bieden een eerder summiere basisondersteuning aan voor alle verenigingen voor bijvoorbeeld evenementen. Als je wil dat de ondersteuningspoorten opengaan, dan moet je jouw vereniging laten erkennen door het schepencollege.

Wat betekent dat?
Het komt er eigenlijk gewoon op neer dat je vereniging aantoont dat ze aan enkele basis voorwaarden voldoet. Dat is eigenlijk een beetje om misbruik te voorkomen, zoals een vriendengroep die zich een naam geeft om met ondersteuning van het stadsbestuur op reis te gaan.

Dus als erkende vereniging gaan de deuren open?
Ja, en één van de duidelijkste poorten is uitleenmateriaal. Geen erkenning? Geen uitleenmateriaal. Hier willen we nog twee zaken benadrukken;

  • Eén keer per jaar is het transport zelfs gratis voor de erkende verenigingen. Vanaf een tweede activiteit betalen de verenigingen een forfaitaire kost voor het vervoer.
  • Vraag je materiaal minstens 13 weken voor aanvang van je activiteit aan. Dan verdelen we de materialen eerlijk tussen de verschillende aanvragen. Dan heb je zeker iets, anders bestaat er een kans dat je met lege handen staat.

Maar via evenementen vind je niet de enige logistieke ondersteuning, ook bijvoorbeeld voor jeugdkampen verzorgen we vervoer van materialen, zoals tenten, sjorbalken en keukenmateriaal.

Ook voor verenigingen werken we aan zo’n pagina, zodat bestuurders en vrijwilligers gemakkelijker hun weg vinden in alles wat verenigingen aanbelangt en over thema’s die gaan van vrijwilligersbeleid tot het beheer van een eigen gebouw. Daarover dadelijk meer.

We bieden allerlei vormen van ondersteuning aan voor verenigingen. Dat gaat tot van het informeren tot het opvolgen van maatwerkdossiers.

En hoe zit dat verder met de verenigingen?
We hebben net als evenementen ook een portaal voor verenigingen. De definitieve versie is nog in opmaak, maar ondertussen kunnen verenigingen al wel terecht op de webpagina. www.herentals.be/verenigingen

Het eerste belangrijke dat we als stadsbestuur proberen te doen is het verenigingsleven kenbaar te maken. Dit doen we met de verenigingsgids. Hierin staan alle erkende verenigingen. Het is de bedoeling dat verenigingen zelf hun pagina’s beheren en een lay-out geven. Bedoeling is dat mensen gemakkelijk hun weg naar de vereniging vinden.

Een belangrijk element van deze pagina is dat je links vindt naar informatie over verschillende thema’s die een vereniging aanbelangt. Het is voor iedere bestuurder in een vereniging aangeraden om eens door die pagina te browsen. Ze gaan daar veel nuttige en interessante informatie terugvinden.

Jullie gaven aan dat verenigingen financiële ondersteuning krijgen van het stadsbestuur en dat die subsidies al goed gekend zijn. Daar hebben we natuurlijk interesse in.
Elke erkende vereniging kan inderdaad subsidies aanvragen. Dit is volgens mij de meest gekende vorm van hoe wij als lokaal bestuur verenigingen ondersteunen. Hier is de laatste jaren redelijk wat aan veranderd. Vroeger gaf het stadsbestuur subsidies aan de hand van ingewikkelde en moeilijk leesbare subsidiereglementen. En afhankelijk of je een sport, jeugd of socioculturele vereniging was kon je al dan niet een boek aan subsidieaanvragen indienen.

Verenigingen moesten een hele boek invullen en moesten enorm veel bewijsmiddelen bezorgen. Dat was voor iedereen een hele last. Het bestuur besliste daarom om dit te vereenvoudigen en voor iedere vereniging gelijk te maken, ongeacht een werking. De werkingssubsidie werd daarom voor alle verenigingen enorm vereenvoudigd en de lat werd verlaagd zodat verenigingen gemakkelijker toegang kregen tot werkingsmiddelen.

Daarnaast kozen we er ook voor om te digitaliseren. Alles verloopt nu via een eenvoudige webpagina. Natuurlijk heeft niet iedereen toegang tot een computer en internet en kunnen mensen ook ter plaatse komen om hun dossier in te dienen of voor ondersteuning. We helpen je bijvoorbeeld ook verder bij het aanvragen van andere subsidies die

Ook de andere reglementen zijn aangepast. Zo krijgen cultuurverenigingen ondertussen evenveel ondersteuning als sportverenigingen vroeger voor bijvoorbeeld het volgen van een opleiding. 

Daarnaast geven we specifieke thema’s ook een extra financiële impuls. Voorbeelden hiervan zijn de werkingen voor personen met een handicap, jeugdkampen of dit jaar ondersteunen we bijvoorbeeld ook gemeenschapsvormende en educatieve projecten in het teken van WOII.

Maar we faciliteren ook verschillende momenten dat verenigingen inkomsten kunnen vergaren. We werken bijvoorbeeld samen met verenigingen voor Markten of publieke activiteiten van het stadsbestuur. Dat kan dan gaan over de mogelijkheid tot uitbaten van een standje tijdens de kerstmarkt, een activiteit begeleiden in samenwerking met Handelshart of de opening van het toeristisch seizoen of het begeleiden van onze jeugdkampen.

De werkingssubsidie werd daarom voor alle verenigingen enorm vereenvoudigd en de lat werd verlaagd zodat verenigingen gemakkelijker toegang kregen tot werkingsmiddelen.

Jullie zorgen toch ook voor infrastructuur, niet?
Ja, infrastructuur is een beetje een speciale. Dat is trouwens een heel belangrijke ondersteuningsvorm. Ons doel is dat iedere erkende werking zijn ding kan doen.

Denk maar bijvoorbeeld aan de sportverenigingen die in onze eigen stedelijke infrastructuur sporten, zaal ’t Hof waar onze jeugdverenigingen fuiven, theatervoorstellingen in ’t Schaliken, of de markt die we beschikbaar maken en die omgetoverd wordt in een Mekka voor wielerliefhebbers tijdens Herentals Fietst Feest.

Cultuurcentrum 't Schaliken bestaat uit een aantal locaties en verhuurt deze infrastructuur ook.

Dit is de categorie van de publieke infrastructuur. Deze is eigendom van het stadsbestuur dewelke die aan zeer democratische prijzen ter beschikking stelt. Als erkende vereniging krijg je trouwens 75% korting.

Spijtig genoeg kunnen we niet iedereen verder helpen, dan schieten we, natuurlijk onder voorwaarden nog wat bij door middel van subsidies voor bijvoorbeeld nieuwe infrastructuur, renovaties en werken in kader van de brandveiligheid.

Maar eentje die minder gekend is, is dat verenigingen die niet terecht kunnen in onze eigen infrastructuur omwille van een andere bezetting, een deel van de kosten kunnen terugvorderen voor het gebruik van gelijkaardige infrastructuur zoals bij Sport Vlaanderen of een zaaltje of ruimte op de private markt.

Wist je dat jaarlijks alle restbedragen van de subsidies in een investeringsenveloppe gaan, specifiek voor de infrastructuur voor verenigingen? Natuurlijk bouw je daar geen nieuw lokaal mee, maar het is toch mooi meegenomen.

Als je de website goed doorneemt, dan vind je ook een hele hoop informatie die relevant is voor een vereniging in kader van het beheer van infrastructuur.

Kan een vereniging eigenlijk ook soms gratis een zaal huren? Bijvoorbeeld voor een benefiet voor een goed doel?
Voor goede doelen hebben we een aparte regeling. Indien een organisator een activiteit wil organiseren in het kader van een goed doel, kan hij of zij dit melden aan de stad. De organisator betaalt alle tarieven conform de geldende retributies. Na afloop van het evenement stort de organisator een bepaalde som door aan een goed doel. Na het bewijs van storting, dat wordt overgemaakt aan de stad, zal de stad aan hetzelfde goede doel een som storten. De door de stad gestorte som is 10 % van de som die de organisator aan het goede doel schonk met een maximum van de som van alle retributies die de organisator aan de stad heeft betaald. Hierbij worden eventuele boetegelden of schadefacturen niet meegeteld.

Een vereniging runnen, dat is niet meer zo eenvoudig.
Nee, inderdaad. Een vereniging heeft tegenwoordig te maken met een hele hoop regels. Dat maakt het voor bestuurders soms moeilijk om door het bos de bomen nog te zien. Mensen denken al snel, we richten even een vzw op, maar dat is echter niet meer zo goedkoop en al zeker niet zo vrijblijvend. Hier komt uiteindelijk een hoop wetgeving bij kijken en niet te vergeten de daarbij horende verplichtingen.

Een feitelijke vereniging is gemakkelijker hanteerbaar, maar die bestaat juridisch bijvoorbeeld niet. Dat wil zeggen dat ieder individu bijvoorbeeld hoofdelijk aansprakelijk is. Een feitelijke vereniging kan dan bijvoorbeeld ook geen overeenkomsten aangaan op naam van de vereniging, enkel op die van de leden. Met andere woorden, gemakkelijk kan, maar als je iets doet ben je niet beschermd.

Een vzw is een volgende stap, maar ook dat is niet eenvoudig. Net als een andere onderneming moet je een opstartakte maken en je statuten neerleggen op de griffie van de rechtbank. Dat is geen evidentie. We hebben zelf wel wat ervaring zitten op dat vlak en in dergelijke gevallen staan we verenigingen in raad en daad bij.

Of denk even aan belastingen. Een vzw moet die ook betalen, bijvoorbeeld de onroerende voorheffing voor gebouwen. Achter de schermen zorgen wij dan bijvoorbeeld voor vrijstellingen van deze belastingen voor het jeugdwerk.

Wat waarschijnlijk niet iedereen weet, is dat we bijvoorbeeld onze subsidiereglementen ook om een vereniging in orde te stellen met zaken. Zo verwachten we van een vereniging dat ze zichzelf en ook hun vrijwilligers verzekeren voordat ze werkingssubsidies krijgen.

Beschouw ons als jullie helpdesk. Zoek eerst eens online, dan mail of bel je ons maar bij vragen. Wij werken kei hard om alle info online ter beschikking te stellen om jullie sneller te kunnen helpen.

Ondersteuning op het gebied van communicatie

Joeri Van de Gender interviewt Jef Vesmissen

Kan jij jezelf even voorstellen?
Ik ben Jef Versmissen, diensthoofd van de dienst communicatie en participatie van de stad Herentals

Wat doet jullie dienst ter ondersteuning van de verenigingen?
We proberen verenigingen te ondersteunen enerzijds in de zichtbaarheid en vindbaarheid van hun informatie met onze verenigingengids op onze website. Die is daarnet al grondig besproken door mijn collega Jef Wellens. Anderzijds ondersteunen we de verenigingen ook in de promotie van hun activiteiten en evenementen.

Dat doen we door hun activiteiten op te nemen op de website UiTinHerentals, in onze UiT-brochure van de Stadskrant, op de digitale infoborden door de stad en eventueel op sociale media. MAAR: de eerste aanzet dient wel te gebeuren door de vereniging zelf. Daar ga ik seffens dieper op in.

Verder stellen we iedere maand een vereniging voor in de Stadskrant en geven we communicatietips op onze website. Ook stellen we er onze perslijst met perscontacten ter beschikking van verenigingen.

Je hebt daarnet de website UiTinHerentals vermeld. Wat houdt die precies in?
Het stadsbestuur werkt intensief samen met de UiTdatabank: www.uitdatabank.be. Je kent de UiTdatabank ongetwijfeld van de website UiTinVlaanderen.

Het is de bedoeling dat je alle gegevens van je activiteit overbrengt op deze website. Als je een account hebt, kan je inloggen. Zonder account moet je er eenmalig een aanmaken.

De UiTdatabank zelf stuurt vervolgens jouw activiteit naar meer dan 1.000 agenda’s waaronder UiTinVlaanderen, websites van steden en gemeenten, websites van kranten, thema-agenda's, gedrukte bladen en mobiele apps. Ook jouw activiteit kan zo op vele agenda's verschijnen. Alle activiteiten die plaatsvinden in Herentals, Morkhoven en Noorderwijk verschijnen ook automatisch op www.uitinherentals.be en op www.uitinneteland.be.

Let goed op dat je ook het juiste tijdstip van je activiteit invult. Als je geen specifiek uur opgeeft, dan wordt dit automatisch op 12 uur gezet.

Er is ook een UiT-brochure. Kan je daar wat meer over vertellen?
De UiT-brochure is een onderdeel van de Stadskrant en zit in het midden van de Stadskrant. In de UiT-brochure staan alle activiteiten die de komende maand plaatsvinden in onze stad en die interessant zijn voor een breed publiek.

De dienst communicatie maakt samen met de vrijetijdsdiensten voor elke Stadskrant een selectie van activiteiten uit de UiTdatabank. De activiteiten zijn bestemd voor de UiT-brochure, die mee verdeeld wordt met de Stadskrant, maar ook op verschillende publieke plaatsen in onze regio.

De activiteiten moeten twee weken voor de deadline van de Stadskrant opgenomen worden in de UiTdatabank, omdat we dan de selectie maken van activiteiten die in de UiT-brochure komen. De activiteit wordt vermeld met naam, datum, uur, locatie en een korte uitleg.

Activiteiten die kaderen in de evenementenvisie van het stadsbestuur kunnen bovendien de kans krijgen om een groter redactioneel stuk te krijgen in de UiT-brochure. Daarvoor neemt het stadsbestuur zelf contact met je op. Op dat moment is het belangrijk dat we, naast een tekst, een goede foto kunnen ontvangen.

Kortom: het is belangrijk dat je zowel voor de website UiTinHerentals als de UiT-brochure zelf initiatief neemt door je activiteit tijdig te plaatsen in de UiTdatabank.

Kunnen verenigingen zich ook uitgebreid eens voorstellen in de Stadskrant?
Dat kan zeker. Iedere maand zetten we in de Stadskrant een vereniging in de schijnwerpers. Die vereniging krijgt dan één pagina om de werking, leden en activiteiten voor te stellen. Om iedere vereniging die kans te geven, werken we met een wachtlijst. Indien je wilt opgenomen worden op die wachtlijst, moet je contact opnemen met het verenigingsloket van de stad.

Op verschillende invalswegen en elders in de stad staan digitale infoborden met aankondigingen. Hoe kunnen activiteiten van verenigingen op die borden verschijnen?
Als je wilt dat jouw evenement op de infoborden verschijnt, moet je surfen naar www.herentals.be/digitale-infoborden en een korte tekst doorgeven via het formulier. Wij plannen deze tekst in. De tekst verschijnt meestal een drietal weken vooraf op de infoborden. Als je werkt met inschrijvingen die eerder starten, kan het bericht vroeger verschijnen maar zal het ook vroeger van de borden verdwijnen.

Sociale media zijn de dag van vandaag erg belangrijk. Ondersteunen jullie verenigingen ook op die kanalen?
Het stadsbestuur ondersteunt verenigingen op Facebook. Je maakt een account voor jezelf of je vereniging en je maakt zelf een Facebookevenement aan. Als je dat afgewerkt hebt, dan plaats je de link van dit evenement op de Facebookpagina van Vrije Tijd in Herentals of stuur je het evenement door via Messenger. Onze medewerkers vinden dan jouw activiteit en plannen dit in om te delen met ons publiek.

Zijn er nog manieren voor verenigingen om hun activiteiten bekend te maken buiten de stadskanalen, bijvoorbeeld via de pers?
Verenigingen kunnen een overzicht van de ons gekende journalisten vinden op www.herentals.be/perslijst. Deze lijst wordt regelmatig geüpdatet. Je kan de perslijst gewoon downloaden en de journalisten bellen of mailen. Je kan dus gewoon de mailadressen plakken en knippen in jouw mail.

Op onze website vind je tips voor het opstellen van een goed leesbaar persbericht.

 

Werking van het atelier

Guy Tegenbos stelde Jo Spiessens enkele vragen.

Wat ging er vooraf aan het ontstaan van de ateliers?
Herentals telde dertien adviesraden. Deze adviesraden gaven de stad advies over onder meer cultuur, sport, jeugd, senioren, omgeving en mobiliteit. Het stadsbestuur heeft deze werking in 2019 geëvalueerd. Samen met de huidige adviesraden en andere geïnteresseerden ging de stad op zoek naar voorstellen en denkrichtingen om tot een hernieuwde, frisse adviesstructuur te komen.

Hoe werkt het?
De strategische ateliers organiseren de manier waarop burgers advies kunnen geven. Ze doen dit voor de thema’s zorg en welzijn, vrije tijd en stadsontwikkeling. De ateliers bepalen zelf hoe en wanneer er advies gevraagd wordt. Dat kan op vraag van het bestuur, maar ook op eigen initiatief.

De strategische ateliers organiseren de manier waarop burgers advies kunnen geven.

De samenstelling van een atelier, hoe gaat dat in zijn werk?
De strategische ateliers bestaan uit de volgende leden:

  • vertegenwoordigers vanuit erkende verenigingen waarvan de doelstelling aansluit bij de inhoud van het strategisch atelier
  • minimaal 50 % geïnteresseerde en betrokken burgers die geen erkende vereniging vertegenwoordigen.

De gemeenteraad stelt de vertegenwoordigers van erkende verenigingen en betrokken burgers die zich kandidaat hebben gesteld voor het lidmaatschap van het strategisch atelier aan als leden van het strategisch atelier. Als het strategisch atelier meer dan 18 leden telt, wordt een algemene vergadering en een bestendig bureau geïnstalleerd. Je kandidaat stellen voor een atelier kan via de website.

Welke opdracht krijgt zo'n atelier en welk mandaat heeft het?
De strategische ateliers zijn de vaste adviescommissies van de stad die het beleid op structurele basis adviseren en hiervoor adviestrajecten organiseren. Ze organiseren kwalitatief advies rond actuele thema’s of toekomstgerichte dossiers die leven in de stad. Het advies wordt gegeven op vraag van het bestuur of proactief door het strategische atelier. De strategische ateliers organiseren dit advies geïntegreerd en transversaal en vermijden zich te beperken tot één domein.

De strategische ateliers geven het uiteindelijke advies maar zetten hiervoor maximaal tijdelijke adviestrajecten op. Deze adviestrajecten worden door het strategische atelier op maat uitgedacht in functie van het in te winnen advies. De strategische ateliers tonen aan dat ze bij elk advies elke geïnteresseerde burger of vereniging betrokken hebben. De strategische ateliers treden op als ondersteuner, inrichter en facilitator van adviestrajecten. Per advies of deelthema richt het strategisch atelier een traject in, uniek in samenstelling, werkvorm en onderwerp en met een beperkte, afgebakende duurtijd. Het traject wordt georganiseerd met de finaliteit advies in te winnen. De strategische ateliers kunnen geen activiteiten organiseren met een andere finaliteit. Elk traject wordt duidelijk en breed gecommuniceerd en staat open voor elke geïnteresseerde burger. Elk traject eindigt met een verslag waarin een gemotiveerd en begrijpbaar advies wordt geformuleerd. In de trajecten kan de administratie en het bestuur expertise en ondersteuning bieden indien gewenst door het strategisch atelier. Administratie noch bestuursleden oefenen invloed uit op het advies zelf.

De strategische ateliers kunnen werkgroepen oprichten waarvan ze zelf samenstelling, thematiek, frequentie bepalen.

Kan je enkele voorbeelden geven van adviezen die het atelier reeds gaf?
Een nieuwe polyvalente stadsfeestzaal, op de huidige locatie van zaal ’t Hof, is een van de ambities uit het huidige bestuursakkoord. Deze ambitie omvat de aankoop van de site, het voeren van een behoefteonderzoek en de bouw van een nieuwe stadsfeestzaal, met de mogelijke integratie van het administratieve centrum en een ondergrondse parking. De stad vroeg het atelier een participatietraject uit te werken om tot een gedragen advies te komen.

Met enige trots stelden de leden van het atelier op maandag 22 november het adviesrapport voor aan het bestuur en overhandigden ze het officieel. Om tot dit onderbouwd advies te komen ging het atelier niet over een nacht ijs. Het uitgebreid participatietraject omvatte o.a. interne informatierondes, interviews met regelmatige gebruikers van zaal ’t Hof, een afzonderlijk traject voor jeugdhuis Den Tiener, plaatsbezoeken aan goede praktijkvoorbeelden in de regio en tot slot het participatiemoment van maandag 27 september 2021.

Wordt de jeugd ook betrokken in de werking van het atelier?
Zeker. Zij vormen een vaste waarde in elk atelier. Bij wet is immers bepaald dat zowel de werkgroep Jeugd als de Gecoro een vaste plaatst moet krijgen in deze nieuwe adviesorganen.

 

Vereniging

Strategisch atelier vrije tijd organiseerde een eerste verenigingsavond

Vereniging

Strategisch atelier vrije tijd organiseerde een eerste verenigingsavond

Vereniging

Strategisch atelier vrije tijd organiseerde een eerste verenigingsavond

Vereniging

Strategisch atelier vrije tijd organiseerde een eerste verenigingsavond

Vereniging

Strategisch atelier vrije tijd organiseerde een eerste verenigingsavond